Методический подход к анализу деятельности должностных лиц органов военного управления
«Наука и военная безопасность», № 3, 2005 г., с. 16-19
Методический подход к анализу деятельности должностных лиц органов военного управления
Подполковник В.А. РЕВЕНКО,
начальник группы Научно-исследовательского
института Вооруженных Сил Республики Беларусь
Вопрос оценки эффективности функционирования системы управления на сегодняшний день является одним из актуальнейших вопросов, который влияет и на строительство Вооруженных Сил Республики Беларусь. При этом наиболее важным элементом системы управления всегда были и остаются люди. Именно их функциональная деятельность во многом предопределяет ход и исход военных действий. Понимание предназначения каждого должностного лица, его роли позволит командиру (начальнику) как существенно улучшить процесс управления, так и осуществить целенаправленное влияние на конечный результат деятельности военной организации. А это возможно только на основе глубокого анализа содержания деятельности должностных лиц органов военного управления
В соответствии с проведенными ранее исследованиями [1,2] уровень подготовки должностных лиц (ДЛ) органа военного управления (ОВУ) является важнейшей составляющей оценки качественного состояния системы управления войсками и в общем виде определяется, как:
где А - оценка подготовки специалистов рассматриваемого ОВУ;
сi, -оценка знаний i-гo ДЛ;
qi, - коэффициент важности, учитывающий степень влияния i-гo ДЛ на полноту и качество решения всего комплекса задач ОВУ;
п - число проверяемых ДЛ.
Существующие подходы к оценке подготовки ДЛ достаточно полно учитывают показатели его знаний, навыков и умений. В то же время в качестве способа определения коэффициента важности ДЛ рассматривается, как правило, логико-эвристический метод [3], основанный на экспертной оценке содержания его деятельности [2,4]. Он исходит из логического понимания содержания деятельности ДЛ ОВУ и интуиции (накопленного личного опыта) экспертов и, как следствие, носит субъективную оценку.
В данной статье в качестве методического подхода к определению содержания деятельности ДЛ предлагается использовать функциональный анализ. Он базируется на системном подходе, учитывающем особенности организационной структуры (ОС), содержание функциональной деятельности и другие свойства, отражающие сложность выполняемых работ, и как следствие- содержание деятельности ДЛ ОВУ.
Рассмотрим, каким же образом содержание деятельности ДЛ ОВУ зависит от ОС воинского формирования.
Особенности организационной структуры органов военного управления
Необходимо отметить, что по мере «продвижения» по иерархической «лестнице» структура органа управления (ОУ) заметно усложняется. Например, если на взводном и ротном уровне для качественного выполнения поставленных задач вполне удовлетворяет линейная структура ОУ, то в батальоне она уже приобретает вид линейно-штабной, а в бригаде добавляется административно-функциональный принцип ее построения.
Усложнение структуры ОУ, соответственно, усложняет и взаимосвязи между ДЛ. Это вызвано, прежде всего, необходимостью обеспечения координации усилий по достижению целей функционирования организации.
Наряду с усложнением взаимосвязей возрастает также и функциональная значимость руководства. Чем выше структурное подразделение в иерархии ОС, тем больше ответственность ДЛ за принятое решение. Это объясняется, в частности, и тем, что на каждом следующем уровне управления организации количество подчиненных подразделений и ДЛ, то есть субъектов управления, возрастает.
В этой связи ОС ОВУ рассматривается как совокупность звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.
Звено управления в свою очередь рассматривается как функционально обособленный элемент, в качестве которого могут выступать как структурные подразделения, так и отдельные ДЛ (специалисты).
Каждое структурное подразделение имеет свое функциональное предназначение и место в иерархии ОС ОВУ. В качестве типовых структурных подразделений могут рассматриваться следующие: командование, штаб, главное управление, департамент, управление, центр, служба, отдел, отделение, лаборатория, группа, направление, секция, пост, часть, делопроизводство.
Скорее всего, предназначение структурного подразделения ОУ необходимо рассматривать на фоне управленческого цикла, отображенного на рисунке 1.
Анализируя предназначение каждого структурного подразделения на каждом шаге управленческого цикла, мы можем оценить его значимость. В дальнейшем по данному принципу можно оценить и значимость ДЛ, принадлежащего к определенному структурному подразделению ОУ.
На примере командования и штаба общевойскового соединения проанализируем их предназначение.
Так, командование призвано осуществлять реализацию основных задач по достижению цели деятельности соединения. Его предназначение заключается в выработке важнейших направлений функционирования (планировании), организации, а также осуществлении контроля и регулирования деятельности общевойскового соединения в целом.
Деятельность штаба заключается в руководстве боевой и повседневной деятельностью войск. Реализацию своих задач он осуществляет на основе решений, приказов и указаний командира соединения, а также распоряжений вышестоящего штаба. Его основное предназначение заключается в организации деятельности структурных подразделений штаба, осуществлении непрерывного управления войсками, а также руководстве деятельностью непосредственно подчиненных частей и подразделений.
ОС штаба отдельной механизированной бригады состоит из отделений, служб, обеспечивающих частей и делопроизводства.
Служба рассматривается в качестве штатного органа управления, предназначение которого заключается в обеспечении и обслуживании войск (сил) в соответствии со своей специализацией [5], руководстве непосредственно подчиненными по роду деятельности частями (подразделениями).
Отделение является первичной организационной единицей штаба и призвано осуществлять реализацию его отдельных (или части) планирующих, организационных и/или контрольных функций, в том числе по руководству непосредственно подчиненными частями (подразделениями) [5].
Группа - структурное подразделение, осуществляющее одну либо часть функции штаба общевойскового соединения. Создается, как правило, с целью управления подготовкой и ведением боевых действий в соответствии со своей функциональной принадлежностью.
Часть, а также делопроизводство могут рассматриваться в качестве структурных подразделений, предназначенных для обеспечения непрерывной жизнедеятельности штаба бригады.
-
Таким образом, функциональное предназначение каждого структурного элемента ОУ позволяет нам выстроить иерархию командования и структурных подразделений штаба общевойскового соединения. Это в свою очередь дает возможность определить не только подчиненность ДЛ и масштаб осуществляемого руководства, но и весь объем выполняемых ими работ и их взаимозависимость.
Вышеизложенный материал свидетельствует о том, что ОС ОВУ предполагает наличие структурных подразделений, имеющих свое собственное функциональное предназначение, и характеризуется распределением целей и задач между ними и ДЛ. Иначе говоря, ОС может рассматриваться в качестве формы разделения труда по принятию и реализации управленческого решения.
Наличие у структурного подразделения определенных функций предопределяет содержание функциональной деятельности его ДЛ. При этом необходимо отметить, что суть функциональной деятельности ДЛ ОВУ заключается в осуществлении особого вида труда - управленческого.
Особенности управленческого труда
Управленческий труд можно рассматривать в качестве вида общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности как отдельных участников совместного трудового процесса, так и ОУ в целом [6], требующего инициативной творческой активности, умственного и физического напряжения, соответствующих знаний, умений и навыков в сфере управления.
В ходе осуществления деятельности ДЛ, учитывая теоретические основы менеджмента [6], в ОВУ можно выделить следующие особенности управленческого труда:
1) умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:
- организационно-руководящей и методической (воспитательной);
- аналитической и конструктивной;
- информационно-технической;
2) участие в реализации функционального предназначения ОВУ не прямо, а опосредованно (косвенно - через труд других лиц);
3) предмет труда - информация;
4) средства труда - организационная и вычислительная техника;
5) результат труда - управленческие решения.
При развертывании вертикальное разделение управленческого труда образует уровни управления, под которыми предлагается рассматривать
относительную градацию совокупности элементов управления сложной системы, сгруппированных и выделенных в соответствии с иерархическим принципом.
Учитывая особенности управленческого труда, в ОВУ целесообразно выделить следующие уровни управления: высший (институциональный), средний (управленческий) и низший (технический) [7,8].
К высшему (институциональному) уровню управления можно отнести руководителей, которые принимают решения по важнейшим вопросам деятельности ОВУ и обеспечивают достижение целей формирования (учреждения) в целом.
К среднему (управленческому) уровню управления можно отнести руководителей, которые обеспечивают реализацию управленческих решений ДЛ высшего уровня и отвечают за разработку и доведение более детальных задач до подчиненных подразделений и их выполнение.
При этом рассматриваемую категорию руководителей в соответствии с [8] целесообразно стратифицировать на линейных и функциональных.
Линейные руководители выполняют функции непосредственного руководства коллективами работников на своем уровне управления.
Функциональные руководители (например, начальники служб), кроме непосредственно руководства подчиненным им функциональным подразделением, осуществляют еще и методическое руководство в рамках определенной специальной функции управления подчиненными формированиями. То есть функциональные руководители могут выступать в двух качествах: как руководители и как высокопрофессиональные специалисты.
Тем самым высший и средний уровни управления представлены руководителями, основной деятельностью которых является реализация функций по руководству (управлению) деятельностью подчиненных формирований (учреждений, подразделений).
К низшему (техническому) уровню управления можно отнести непосредственно специалистов.
Так, деятельность специалистов связана, в основном, с непосредственным осуществлением подготовки и реализации управленческого решения. В общем плане она призвана выполнять перечень работ, связанных со сбором, обработкой и анализом информации, проведением оперативно-тактических и других расчетов, разработкой документов планирования деятельности ОВУ При этом в деятельности специалистов могут сочетаться как выполнение работ, связанных с информацией, так и непосредственно технических функций, в связи с чем их целесообразно разделить на старших, непосредственно специалистов и младших.
Для старших специалистов характерно выполнение объема работ, связанного со сбором, обработкой и анализом информации, результатом чего могут стать проекты решений по организации деятельности подчиненных подразделений, проведение оперативно-тактических, других расчетов, разработка документов планирования в своей сфере ведения. То есть деятельность старшего специалиста будет характеризоваться выполнением работ, связанных, прежде всего с анализом информации, а также подготовкой и предоставлением выводов из нее (проектов предложений) старшему начальнику.
Характер выполняемого специалистами объема работ показывает, что они связаны со сбором, обработкой, а в отдельных случаях и первичным анализом информации, проведением оперативно-тактических и других расчетов, разработкой отдельных документов планирования. Следовательно, деятельность специалиста характеризуется выполнением работ по обработке информации, ее первичному анализу, а также выполнением различного рода расчетов.
Младший специалист выполняет работы, связанные со сбором, обработкой и передачей информации, участием в разработке отдельных документов планирования. Из этого можно сделать вывод, что характерной особенностью его деятельности будет выполнение работ по сбору, обработке и передаче информации.
Анализ организационно-штатной структуры показывает, что помимо управленческого персонала в ОВУ также присутствует и вспомогательный. При этом содержание выполняемых работ свидетельствует о том, что и вспомогательный персонал занимается управленческим трудом, суть которого заключается в осуществлении информационного и/или технического обслуживания аппарата управления. Деятельность вспомогательного персонала связана, как правило, с работой на организационной и вычислительной технике и будет характеризоваться выполнением работ по приему и передаче информации, работой на технических средствах, документированием и ведением документооборота.
Таким образом, содержание выполняемых специалистами и вспомогательным персоналом работ показывает, что их деятельность связана, прежде всего, с информацией, а также использованием организационной и вычислительной техники. Учитывая это, анализ деятельности специалистов и вспомогательного персонала целесообразно проводить по содержанию их профессиональной деятельности.
Функции управления
Как отмечалось выше, деятельность руководителя характеризуется выполнением работ по управлению подчиненным подразделением. Специализированные виды этих работ называются функциями.
Функция (от лат. functio - исполнение) - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. То есть весь процесс управления деятельностью разбит на специализированные функции, которые закрепляют отдельные виды работ за конкретными исполнителями [9].
Функция управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ [6].
С совершенствованием процесса управления основополагающие функции управления остаются практически неизменными. В качестве основных могут рассматриваться: планирование, организация, мотивация, контроль и регулирование [6,7,8].
Планирование является основной функцией управления, представляющей собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление усилий на достижение общих целей.
Смысл планирования заключается в определении решений, которые требуется принять и реализовать для обеспечения эффективной деятельности подчиненного формирования и организационной деятельности органа управления на плановой основе.
Конечным результатом является определение последовательности, способов решения задач, необходимых ресурсов, согласование всех видов обеспечения, назначение конкретных ответственных за выполнение определенных в решении целей и задач.
Организация как одна из основных функций управления представляет собой вид деятельности для достижения целей ОВУ и рассматривается в качестве процесса, при помощи которого создается структура работ, полномочий и их исполнения (реализации).
Структура относится к сравнительно зафиксированным взаимосвязям, существующим между различными видами работ в организации. Эти взаимосвязи являются результатом процесса принятия решения, который подразумевает следующее:
- формирование целевых установок и приоритетных направлений в их реализации;
- разделение общих задач (работ) на более мелкие, на выполнении которых специализируются ДЛ подразделения;
- комбинирование и группировка отдельных видов работ для создания различных групп;
- распределение полномочий между работами или группами работ.
Учитывая вышеизложенное, концепция организации состоит в сведении воедино всех структурных элементов объекта управления для определения их роли, значимости, ответственности и подотчетности каждого.
Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ДЛ на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает должность в данный момент.
Делегирование означает передачу полномочий и задач ДЛ, которое принимает на себя ответственность за их выполнение, сохраняя при этом за собой право окончательного принятия решения.
Следовательно, делегирование целесообразно рассматривать как акт, который превращает ДЛ в руководителя, и соответственно должно учитываться в ходе проведения анализа функциональной деятельности ДЛ ОВУ.
Мотивация в процессе управления является процессом побуждения к деятельности для достижения целей организации.
Функция мотивации оказывает влияние в форме побудительных мотивов к эффективным действиям, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер и т.д. Указанные формы воздействия призваны активизировать работу ДЛ ОВУ и повысить эффективность их функционирования.
Следует отметить, что служба в Вооруженных Силах Республики Беларусь является особым видом государственной службы [10]. В соответствии с существующим законодательством [11]
это подразумевает наличие определенной системы прав и свобод военнослужащих, при ограничении которых происходит компенсация предоставлением им дополнительных государственных гарантий и льгот.
Учитывая это, функцию мотивации для анализа деятельности руководителя считать определяющей не целесообразно.
Контроль рассматривается в качестве функции управления, посредством реализации которой осуществляется сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. В то же время контроль рассматривается и как одна из функций регулирующего воздействия.
Под регулированием следует понимать функцию управления, основным предназначением которой является устранение отклонений от заданных параметров.
Регулирование осуществляется, как правило, на основании результатов контроля и наоборот. Поэтому рассматривать такие функции управления, как контроль и регулирование целесообразно в неразрывном их единстве.
Таким образом, одним из основных компонентов, составляющих содержание процесса управления, являются функции. Анализ деятельности руководителя ОВУ целесообразно проводить по таким функциям управления, как планирование, организация, контроль и регулирование. Они будут характерны для всех ДЛ, осуществляющих деятельность по руководству временно или постоянно созданными коллективами.
Сложность выполняемых управленческих работ
Вышеизложенный материал свидетельствует о том, что содержание деятельности ДЛ зависит от места в иерархии ОС (масштаба руководства), вида и характера выполняемых работ, иначе говоря, от сложности выполняемых функций.
Под сложностью выполняемых функций понимается такое объективное свойство деятельности, которое отражает ее характер и внутреннее содержание, определяется объемом знаний, навыков и умений, необходимых для выполнения соответствующих работ [12]. В качестве основных признаков, характеризующих сложность выполняемых работ, в ОВУ целесообразно рассматривать следующие:
- содержание деятельности и ее целевое назначение;
- разнообразие (комплексность) работ;
- масштаб руководства.
Учитывая содержание управленческой деятельности ДЛ именно военных органов управления, а также [12,13] в укрупненном виде все работы по своему содержанию подразделяются на информационно-аналитические (информационно-технические, технические), аналитико-конструктивные и организационно-руководящие.
Информационно-аналитические (информационно-технические, технические) работы характеризуются деятельностью по разработке и оформлению документации, сбору, обработке, систематизации и проведению анализа информации, проведением оперативно-тактических (стратегических) расчетов, работе на технических средствах. Решаемые при этом задачи носят стереотипный характер, процесс и приемы деятельности привычны, протекают в постоянных условиях, приемы работы не меняются.
Учитывая содержание функциональной деятельности ДЛ ОВУ, данный вид выполняемых работ характеризует деятельность специалистов и вспомогательного персонала.
Аналитико-конструктивные работы призваны обеспечить: анализ, прогнозирование вариантов развития ситуации, выработку предложений для принятия управленческого решения командира (начальника), организацию его выполнения и осуществление контроля. Тип решаемых задач носит преимущественно диагностический характер, при котором требуется выбрать способ анализа и расчета, на основе анализа фактического состояния - дать оценку процессам и явлениям, определить оптимальное решение задачи из числа возможных вариантов.
Учитывая содержание функциональной деятельности ДЛ ОВУ, данный вид выполняемых работ характеризует деятельность руководителей среднего уровня управления.
К организационно-руководящим относятся работы преимущественно творческого характера. Тип решаемых задач поисковый (эвристический), который заключается в поиске, выработке и принятии нового решения, преобразовании информации в управляющее воздействие; организации исполнения и взаимодействия; осуществлении контроля и регулирования.
Следовательно, выполняемые работы характеризуют деятельность руководителей высшего уровня ОВУ.
Соотношение уровней управления, управленческого персонала и видов деятельности представлено в таблице 1.
Признак «Разнообразие (комплексность) работ», учитывая [12], характеризует сложность с точки зрения того, ведется ли она в узкоспециализированной деятельности в пределах одного его вида, охватывает ли она нескольких видов деятельности в пределах одной специализации и является ли она комплексной, охватывающей весь круг вопросов, требующих согласования, координации и их решения.
Признак «Масштаб руководства», исходя из [12], характеризует деятельность руководителя, связанную с выполнением основных функций управления по планированию, организации, мотивации и осуществлении контроля работы подчиненных подразделений или конкретных ДЛ.
-
Сложность данного фактора зависит от числа подчиненных исполнителей, масштабов и характера деятельности, количества звеньев управления.
Таким образом, в сложности выполняемых работ выражено как всё многообразие связей ОС, так и содержание функциональной деятельности ДЛ. И так как структура ОВУ тесно увязана с функциями системы и ее частей, то анализ функций деятельности ДЛ целесообразно проводить совместно с ней, сохраняя приоритет функции над структурой.
Безусловно, в отличие от экспертной оценки, функциональный анализ деятельности ДЛ ОВУ является более целесообразным. Он позволяет учесть, с одной стороны, исходя из особенностей ОС, функциональное предназначение подразделения, его цели и задачи, определить масштаб осуществляемой управленческой деятельности. С другой - в зависимости от уровня управления и вида деятельности, сложность выполняемых работ, являющихся основой для определения степени важности ДЛ в рассматриваемом ОВУ.
ЛИТЕРАТУРА:
1. Отчет о НИР «Разум» /Военная академия Республики Беларусь. Рук. А.И. Анисько. - Минск, 2001. - 123 с.
2. Гусев Е.И. Об оценке подготовленности группы боевого управления командного пункта объединения (соединения) //Военная мысль. - 1991. -№5.- С. 21 - 27.
3. Основы методологии научных исследований. Рекомендации по проведению диссертационных исследований / Ф.Г. Коломоец. - Мн.: Харвест, 2004. - 256 с.
4. Основы теории управления войсками /П.К. Алтухов и др.; Под общ. ред. П.К. Алтухова. - М.: Воениздат, 1984. - 216 с.
5. Военный энциклопедический словарь /Пред. гл. ред. комиссии С.Ф. Ахромеев. - М.: Воениздат, 1986. - 863 с. с ил., 30 л. ил.
6. Основы менеджмента: Учеб. пособие /Н.И. Кабушкин. - 5-е изд. стереотип. - Мн.: Новое знание, 2002. - 336 с.
7. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: «Дело», 1992. - 702 с.
8. Теория системного менеджмента: Учебник /Под общ. ред. В.Г. Янчевского, Р.С. Седегова, В.Н. Кривцова. - Мн: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2001. - 391 с.
9. Словарь иностранных слов. - 10 изд., стереотип. - М.: Русск. яз., 1983. - 608 с.
10. Закон Республики Беларусь «О всеобщей воинской обязанности и военной службе».
11. Закон Республики Беларусь «О статусе военнослужащих».
12. О квалификационном справочнике должностей государственных служащих. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 21 декабря 1993 г. № 96.
13. Основы менеджмента: Уч. пособие /Н.В. Суша, В.В. Кругликов. - Мн.: Изд-во МИУ, 2004. - 176 с.
